Naar aanleiding van wat besproken is tijdens deze vergadering komt er in de najaarsvergadering van november een voorstel van het bestuur met betrekking tot de begroting en de contributies.  

Het verslag van de vorige ledenvergadering is recent gemaakt en zal tijdens de volgende reguliere ALV besproken worden. 

Als punt 5 staat op de agenda voortgang implementatie van de nieuwe organisatiestructuur door Laura Koopmans. 

Zij is verhinderd, zij  vertrekt morgen naar het buitenland. 

Zij heeft samen met anderen veel tijd gestoken in de nieuwe organisatiestructuur die ervoor zorgt dat er lager in de organisatie commissies gevormd worden met  budgetten daaraan gekoppeld, die dan na goedkeuring van het bestuur aan  de ledenvergadering ter accordering worden voorgelegd. 

De overige leden die zich afgemeld hebben zijn , net als Laura vermeld op de presentielijst die als bijlage bij dit verslag is toegevoegd. 

In deze vergadering komt een aanpassing van het Huishoudelijk Reglement in stemming. Daarvoor is volgens artikel 23, lid 3 de aanwezigheid vereist van 2/3 van het aantal leden. 

De voorzitter constateert formeel dat dit niet het geval is en sluit daarom direct deze vergadering om daarna een nieuwe vergadering te openen. Dat mag volgens de statuten en het Huishoudelijk Reglement.  

Hans Douma Artikel 8 lid 2, boetes en straffen opgelegd door de KNVB moeten door de leden zelf betaald worden. 

Incasseert de KNVB deze boetes via de vereniging of rechtstreeks?  

De voorzitter: ja maar deze worden via de firma die de  contributie inning verzorgd bij de leden geïncasseerd. 

Hans: artikel 14, overige commissies is in zijn geheel komen te vervallen. Hij heeft juist begrepen, dat de commissies meer verantwoordelijkheden krijgen. 

De voorzitter: dat klopt, maar dit betreffen allerlei subcommissies die erg uitgebreid beschreven waren. 

Met de nieuwe commissies die gaan komen en er deels al zijn, zullen afhankelijk van de grootte en zwaarte afspraken gemaakt worden, die  goed worden beschreven. 

Leo Timmermans  geeft aan dat die commissies afspraken met het bestuur hebben en staat dus juist in het HR. Hij vindt dat er geen goede afspraken gemaakt zijn zoals hij ervaren heeft. Dat is zijn interpretatie vindt de voorzitter en is het hier niet mee eens. 

Jan Detering vraagt of de boetes dan aangepast worden in het HR staan? Antwoord : ja 

Rutger ter Hoeven vraagt hoe die commissies in zijn werk gaan? Hoe kun je afspraken maken met het bestuur?  

De verantwoording komen lager in de organisatie te liggen bij de commissies die dan een budget krijgen waar ze zelf over kunnen beschikken. 

De voorzitter: de commissies kunnen een gesprek met het bestuur aanvragen (onder andere via info@fcweesp.nl)  waarin de afspraken dan gemaakt kunnen worden inclusief het beschikbare budget.  

Daarvoor worden de taken in het bestuur nog verdeeld. 

Tim Luiten is een speler van zondag 4 en vraagt of in de nieuwe contributie  de extra contributie die vooraf betaald moet worden daar al is inbegrepen.  

Voorzitter: nee als het aangepaste HR wordt aangenomen dan zal in de volgende vergadering in november aan de leden worden voorgesteld de contributie met ingang van januari te verhogen met het extra bedrag van € 100,00. 

Tim vindt de contributie al hoog genoeg, bestuur: maar die extra contributie wordt terugbetaald als de vrijwilligersdienst vervuld is, het probleem is dat een boete voor niet opkomen lastiger te incasseren is. 

William Recker vraag om in het HR nog een zin als aanvulling op te nemen:  de vereniging verplicht het bestuur bij het instellen van een nieuwe commissie de taken en bevoegdheden en het budget van die commissie vast te leggen.  

Dan hoeven de commissies niet allemaal in het HR vermeld te worden met hun taken, verplichtingen en rechten 

De voorzitter vindt dat geen probleem om deze algemene regel op te nemen. 

William dit geldt ook met terugwerkende kracht voor de bestaande commissies. 

Henk van Overeem vraagt of alle tijdens deze vergadering aangenomen punten ook direct in het  nieuwe HR opgenomen. Ja, dat is het geval.  

Bert van Arnhem In artikel 14 contributie : 

Voor spelende leden wordt op de reguliere contributie een vrijwilligers-toeslag geheven. Deze toeslag kan door het lid (bij jeugdleden door de ouder(s) van het lid) worden terugverdiend als aan het eind van het seizoen aangetoond kan worden dat het lid (de ouder) aan de verplichtingen van artikel 7 lid 8 en 9 heeft voldaan, zulks ter beoordeling aan het bestuur. Lid 9 is overbodig en zal worden verwijderd. Dit is correct. 

Wil Lok stelt voor om iedereen van wie bekend is, dat de vrijwilligersdienst wel vervuld zal worden uit te sluiten van die extra contributie. Zijn de mensen die niet komen te traceren?  

Voorzitter: dat is onmogelijk om van tevoren uit te zoeken. Wil legt zich hierbij neer en wenst het bestuur succes hiermee. 

Albert van Elst geeft aan dat het wel belangrijk is om te benadrukken, dat de extra te betalen € 100,00 ook net als de contributie in termijnen betaald kan worden.  Dat kan ook bij de automatische incasso geregeld worden. 

Rob van Beek Hoe wordt het terugbetalen geregeld? Is dat gemakkelijk en hoe wordt de vrijwilligersdienst geregistreerd? Hij vraagt of er een geschillencommissie komt, die klachten kan beoordelen. 

Erika de Keijzer : de leden zijn er zelf verantwoordelijk voor, dat de aanwezigheid geregistreerd wordt. Er komt een stempelkaart, daar wordt al aan gewerkt, die afgestempeld wordt door iemand die hiervoor verantwoordelijkheid heeft, waarna terugbetaling kan plaatsvinden. Je moet zelf je kaart ophalen en daarna gestempeld weer inleveren. Als dat niet gebeurt, ben je het geld kwijt.  Navraag bij andere verenigingen leert, dat dit systeem goed werkt. 

Rob denkt dat de goeden onder de kwaden zullen gaan lijden. De meeste mensen komen hun verplichtingen na. Hij Is bang dat er fouten ontstaan. Het bestuur is van mening dat het systeem goed dichtgetimmerd zit. Wel komt er een verzoek om als de taken vervuld zijn eerder de extra contributie terug te betalen. Het bestuur gaat hierover nadenken. 

Henk komt er een evaluatie? 

Voorzitter: Als het nieuwe HR aangenomen wordt gaat de verhoging pas per 1 januari 2020 in. In welke vorm en welk bedrag moet nog bekeken worden. 

Theo van Drie is het € 100,00 per spelend lid of per gezin? Nee het is per gezin.  

Rob die opmerking moet wel worden meegenomen in de overweging hoe de uitvoering precies wordt. 

Tim wil graag communicatie dat het geld terug komt. 

De voorzitter vraagt of de vergadering akkoord gaat met de wijzigingen het  HR, inclusief alle hiervoor gedane voorstellen tot wijziging. De vergadering gaat hiermee akkoord. 

   4. Goedkeuring begroting seizoen 2019-2020 inclusief contributies inclusief ingezonden brief over de zaalcontributies  

Het bestuur: De begroting en financiële verantwoording is een heikel punt.  Beloofd was om de posten meer te specificeren, maar daarvoor is informatie van diverse mensen nodig. Helaas zijn niet alle benodigde gegevens tijdig aangeleverd. 

Baten  

Bestuur: De vaste items zijn gebaseerd op de historische cijfers en de verwachtingen van het bestuur. 

Hans vraagt of er iets bekend is over de realisatie van het seizoen 2018-2019. 

Bestuur: helaas nog niet, dat komt omdat het bestuur dus afhankelijk is van de aanlevering van gegevens door anderen, maar hij denkt dat het bestuur er niet ver naast zit bij de baten. 

Leo vindt het positief dat er in elk geval meer inkomsten begroot worden. 

Bestuur:  Nol van Wees (kantinebeheerder, rvg) wil graag met het kassasysteem aan de slag. De voorraad komt erin en vanaf het nieuwe seizoen ook alle inkoop, waardoor er duidelijkheid komt. Nu verdwijnt er nog heel veel als wegloop. Zoekt daarvoor handjes,  Peter wil zelf hierbij helpen als lid.  

Lasten 

Het bestuur wil op korte termijn onder andere met de technische commissie om de tafel gaan om te zien hoe de situatie nu is. 

Leo : hij weet dat de TC budget overhoudt en heeft al aangegeven, dat hij  de wil rest meenemen naar het volgende seizoen. Het bestuur gaat hier een uitspraak over doen als alle cijfers concreet bekend zijn, waarop Leo meldt dat hij nog wacht op een gesprek met het bestuur hierover en graag voorkomen dat dit soort “conflicten ” ontstaan. 

Tijdens de vorige vergadering is besproken dat de commissies van Laura hierover bij elkaar zouden komen om dit te bespreken en dat is niet gebeurd. Volgens Leo moet het initiatief hiervoor bij het bestuur liggen. Deze discussie is niet goed voor de club. Bestuur wil nu graag op korte termijn deze kwestie regelen. De commissies uit de werkgroep van Laura zouden nog een keer bij elkaar gekomen zijn, dat is helaas niet gelukt. Maar iedereen wil nu graag de problemen tackelen. 

Wil denkt dat Leo een agenda mist waarin de afspraken worden gemaakt om  daarna te doen wat er afgesproken is. 

Leo: er zitten twee kanten aan en hij vindt dat er vanuit het bestuur weinig actie is ondernomen. 

Maar hij wil graag nu de eerste stap maken. Er wordt op korte termijn een  afspraak gemaakt. 

William heeft een conceptbegroting voor de afdeling scheidsrechterszaken gemaakt en deze aan het bestuur gestuurd. Maar vervolgens heeft hij er niets meer over gehoord en hij heeft daarna geen begroting voor de wedstrijdzaken ingediend. De conceptbegroting is overigens wel meegenomen. 

Bestuur: men is nu al verder gegaan met uitsplitsing van de posten , maar Leo vindt dat het helaas niet zo ver als wenselijk. 

William wil graag afspreken dat in november een update van de begroting komt op basis van de reeds gemaakte afspraken. Voorzitter: dat is al toegezegd. 

Rutger heeft het gevoel dat er in kringetjes rondgedraaid wordt en zou graag willen afspreken dat bestuur en commissies regelmatig, bijvoorbeeld ieder kwartaal bij elkaar komen om lopende zaken te bespreken. 

De rode draad bij dit probleem is de communicatie tussen bestuur en commissies. Stelt voor  hierover afspraken te maken. 

Bestuur: Dat is vanuit het bestuur pas mogelijk als het bestuur weer op sterkte is en de diverse bestuursleden zijn toegewezen aan de commissies, dan kan de toezegging gedaan worden. 

Maar een penningmeester speelt hier een essentiële rol in: die moet er echt komen. 

William is van mening dat ook een secretaris net zo nodig is: er gaat een hoop fout op dit moment. 

Henk vraagt zich af of het persé bestuursleden moeten zijn, kunnen het geen afgevaardigden van het bestuur zijn? 

Bestuur  : Het opstarten van deze commissies is een probleem, als de commissies gevuld zijn is er ook wel een bestuurslid te vinden. 

Bestuur: Erika de Keijzer en Laura zijn al lang bezig , waarop William zegt: de commissies zijn er al maar de communicatie met het bestuur ontbreekt. Bestuur moet eerst penningmeester en secretaris hebben.  

Leo vraagt zich net als tijdens de vorige vergadering af of de financiële commissie hier nog een rol in heeft  gespeeld? 

Bestuur: in het verleden kwam de financiële commissie 2 x per jaar bij elkaar vóór de ledenvergadering om de stukken te bespreken. De taak van de commissie was controlerend en adviserend. Helaas is dat de laatste keren niet meer gebeurd door tijdgebrek van de penningmeester.  

Het bestuur is wel van mening dat er voldoende gegevens moeten zijn om de begroting op te baseren. Door allerlei oorzaken zijn die niet volledig  gekomen, maar hij wil wel inzicht hebben voor er een begroting gepresenteerd wordt en die zijn van de commissies nog niet gekomen. 

Vragen? 

Rutger zijn de jeugdtrainers voor het komend seizoen binnen de begroting gebleven? 

Bestuur:  weet de afspraken voor volgend seizoen  niet, het is een stelbedrag. 

Leo: waarom is er minder begroot? Bestuur:  er moest een nieuwe verdeling komen om de begroting sluitend te maken. Als er geen cijfers zijn, kan het bestuur ook niet verder. 

Het bestuur streeft ernaar dat de definitieve begroting in de najaarsvergadering besproken wordt en dat dan alles volledig duidelijk is.  

William vroeger werden de contracten met trainers geaccordeerd door het bestuur, waardoor er duidelijkheid was. 

Leo  heeft alle contracten binnen de jeugd getekend thuis liggen, maar die zijn nog niet door het bestuur ondertekend. 

William In principe mogen er alleen contracten getekend worden die boven de vrijwilligersvergoeding uitkomen. Want door de regels van de belastingdienst mogen er geen  contracten binnen de vrijwilligersvergoeding opgemaakt worden: er mag geen sprake zijn van een gezagsverhouding. Dat geldt ook voor de jeugd. 

Het bestuur vraagt of de vergadering akkoord kan gaan met deze eerste aanzet van de begroting? 

Leo gaat in ieder geval niet akkoord. 

Tim : de contributie gaat weer omhoog, is vanaf 2011 al met € 70,00 per jaar gestegen.  Hij heeft onze contributie vergeleken met de verenigingen in de buurt en dan is FC Weesp een van de duurste clubs. Hij vraagt zich af wat de leden onder andere van zijn team, zondag 4, ervoor terug krijgen: zij hebben geen trainer, trainen maar een uurtje in de week en bijvoorbeeld bij het kampioenschap dat dit seizoen behaald is kwam er geen enkele actie van het bestuur in de vorm van bijvoorbeeld wat gratis consumpties of een bloemetje. 

Voor hem is de grens bereikt en hij overweegt dan te vertrekken. Zou wel willen weten hoeveel een selectietrainer krijgt. Graag een reactie hierop. 

William: Die vraag komt ook voor  bij de jeugd: wat krijg je terug voor je contributie. Bij de jeugd is men al bezig om ook voor alle jeugdteams een trainer te zoeken. Misschien moet er wel een discussie komen of de selectieteams meer moeten betalen. 

Hans  wijst erop, dat bij ons de uitgaven veel hoger zijn dan bij andere verenigingen  onder andere door onze mooie accommodatie en goede velden. 

Tim blijft erbij dat zijn team tekort komt, er gaat aan onkosten € 7.000,00 voor de senioren uit, maar zijn team merkt daar niets van. 

Erika vraagt hem wat hij dan terug wil zien. Tim, bijvoorbeeld bij het kampioenschap meedenken over een klein feestje. Dit is een signaal voor de club. William een kampioenschap moet gesignaleerd worden aan het bestuur. 

Wil De problemen blijven komen; hij stelt voor dat iedereen bij elkaar komt. Het bestuur moet om de tafel gaan zitten met een penningmeester om de feiten te bespreken en niet alleen van schattingen uit te gaan en dan naar oplossingen zoeken die de problemen kunnen voorkomen. Misschien ook wel een rol voor de gemeente. 

Het bestuur wil dan wel graag dat ook de leden een actieve rol nemen, het kan niet alleen van het bestuur komen. 

Albert vindt dat Tim gelijk heeft: vriendenteams krijgen te weinig aandacht van het bestuur en hij pleit om ook voor de lagere teams trainers te zoeken. Heeft hier vaak aandacht gegeven via de nieuwsbrief. Er zou volgens hem weer een trainer voor de niet selectieteams moeten komen. Op de vraag van Michael Kronenburg wat hij eraan gedaan heeft antwoordt Albert dat hij het bestuur gewaarschuwd heeft dat het team kampioen kon worden. Het bestuur was aanwezig alleen kwam het kampioenschap pas een wedstrijd later. 

Tim weet niet of zijn team zal blijven bij FC Weesp, hij mist ook wel clubgevoel op dit moment  

William heeft er al heel vaak aangedrongen dat het bestuur met  beleid moet komen in welke afweging je maakt binnen de vereniging  prestatie en/of recreatie, senioren en jeugdbeleid, wat doen om het vrouwenvoetbal te promoten. Het bestuur vraagt de vergadering akkoord te gaan met deze voorlopige begroting. 

Er zijn enige tegenstemmers: Leo Timmermans, Tim Luiten, Angelica Verrijzer, Moniek van de Loo (kan geen afweging maken) , Rutger ter Hoeven en Rob van Beek. De overige leden gaan akkoord met deze begroting. 

Vaststelling contributies tot de komende ledenvergadering in het najaar. 

Het bestuur: De verhoging van de contributie betreft alleen de jaarlijkse indexering, die gekoppeld is aan de inflatie. 

Hans meldt dat de stijging 1,6% is, maar de inflatie 2,6%. Een meevaller voor de leden. 

Het bestuur heeft  naar aanleiding van de ingezonden brief van Albert van Elst over de contributie van de zaalteams de cijfers van de KNVB opgevraagd en vandaag gekregen. Albert : Cijfers zijn gebaseerd op 12 leden, daar kan geen begroting op worden vastgesteld. Bestuur: dat is niet juist, dat zijn alleen de leden waar geen combinatietarief voor is . Albert stelt ook voor om nu we bij  Amsterdam horen , dat de Gemeente Weesp conform Amsterdam de zaalhuur zal verlagen. Het bestuur zal dit bij de Gemeente aankaarten. 

Wil , het dames zaalteam is vertrokken omdat de contributie elders € 140,00 lager was. Hij vindt dit een reden om in overleg met de Gemeente te gaan over de hoogte van de zaalhuur. William: zaalhuur was een deel van de verhoging. Bij de nieuwe vereniging moet het damesteam alles zelf doen, waar bij ons alles geregeld wordt. 

Bestuur: Gaat naar aanleiding van de nieuwe cijfers de bedragen voor de zaalteams opnieuw doorrekenen. 

En vraagt daarna de vergadering of die akkoord gaat met de nieuwe contributies, die gelden voor de eerste twee kwartalen , tot de volgende vergadering in november.  

Wil : Er zijn nu veel minder zaalteams, daar is teveel wegloop daar geweest. 

Bestuur : als  bij het opnieuw berekenen blijkt dat de zaalcontributie te hoog is , zal de contributie voor deze teams aangepast worden. Het bestuur heeft al toegezegd met deze nieuwe cijfers aan de gang te gaan. 

De vergadering gaat akkoord. 

Wil biedt zich aan om mee te denken om rust te krijgen in het ledenbestand en de tevredenheid terug te krijgen. 

Het bestuur : Het is ook de verantwoordelijkheid van de leden om ook het bestuur te plezieren. Ook het bestuur doet zijn werk met de beste energie, maar zijn wel handjes nodig om alle taken te vervullen. En eensgezindheid is heel belangrijk.  

Bestuur vraagt de leden om zich aan te melden om mee te denken en te praten. 

Wil meldt zich aan om leden te vinden en samen aan de slag te gaan. Dit aanbod wordt in dank aanvaard. 

Het bestuur wil nog iets duidelijk maken over de vrijwilligersvergoeding die regelmatig gegeven wordt binnen de vereniging. 

Deze is gebonden aan stringente voorwaarden mede gezien de recente problemen met de Belastingdienst. 

 Voor de duidelijkheid heb ik een deel van de site van de belastingdienst hieronder gekopieerd (rvg) 

Het bestuur : In verband met deze regels is het belangrijk dat zaken zo vast te leggen, dat er geen sprake is van een gezagsverhouding, want is dat wel zo, dan legt de belastingdienst loonheffing op. Het is van belang om als er overeenkomsten getekend gaan worden, eerst overleg te plegen of deze fiscaal aanvaardbaar zijn, waardoor er geen risico gelopen wordt op naheffing door de belastingdienst. Geldt voor alle commissies. 

Leo wil graag de overeenkomsten die al getekend zijn laten toetsen. Bert van Arnhem biedt aan dit te willen doen. 

Leo vraagt hoe het staat met het pasjessysteem voor de kantine voor de vrijwilligers , is daar al over nagedacht? 

De voorzitter: daar is het bestuur nog mee bezig. Hij constateert dat het vanavond een behoorlijk lange discussie is geweest, maar is blij dat overal over nagedacht wordt. Het zou mooi zijn als met de steun van Wil Lok een aantal zaken te realiseren zijn waardoor het fijn voetballen blijft bij FC Weesp. 

Bij afwezigheid van Laura Koopmans wordt aan Leo Timmermans gevraagd een update te geven van de resultaten van de afgelopen periode. 

Leo : er heerst binnen die commissie een positieve sfeer, maar helaas is de geplande tweede sessie nog niet geweest. De voortgang staat een beetje stil, het is heel veel werk om de nieuwe organisatiestructuur op poten te zetten. Er zou een driehoek komen van TC, JC en Senioren commissie, maar aan zijn deel daarvan is hij nog niet toegekomen door alle andere werkzaamheden. 

Een paar positieve punten wil hij eruit pikken:  

Jeugd:  geslaagd schoolvoetbal toernooi onder nieuwe leiding, het ouder/kind toernooi en het nieuwe Onder 13 en 14 toernooi dat door twee jonge trainers geweldig is georganiseerd. 

Ook het finale-weekend van 22 en 23 juni was een mooi evenement. 

Technische Commissie: de zondagochtend techniek trainingen onder leiding van Pascal Heije. Ruim 50 kinderen hebben deze trainingen gevolgd, voor € 20,00 voor 7 trainingen (voor leden). Het is positief,  ook wat inkomsten betreft,  het overschot  wil hij graag  gebruiken voor volgend seizoen. Ook het komende seizoen zullen deze trainingen weer doorgaan. 

Ze zijn bij de KNVB geweest voor informatie. John Michielsen gaat een trainersopleiding volgen bij de KNVB. 

Daarnaast is het nieuwe beleid “gelijke kansen jeugdvoetbal” redelijk succesvol gepresenteerd. Er ontstaat bij de ouders steeds meer begrip hiervoor. Doel is om voor ledenaanwas die we zo hard nodig hebben. Daar krijgen ze ook ondersteuning van de KNVB bij. 

Nol Hoe gaat de jeugdcommissie om met het niet meer doorgaan van het jeugdvoetbalkamp?  

Leo Dit onderdeel maakte deel uit van de portefeuille van Ben Schilder. René, de organisator heeft aangegeven dit jaar geen kamp meer te willen organiseren. Er wordt nog wel een poging gedaan om het wel door te laten gaan, met hulp van Pascal Heije. Maar of dat gaat lukken is niet duidelijk. 

Leo verwacht dat er geen kamp zal komen. 

William De invoerdatum van het cashloos betalen is gesteld op 1 september. Volgens hem zou dat 31 augustus moeten zijn, want op die dag staat het eerste drukke voetbalprogramma weer op de agenda. 

Moniek  zit in de nieuwe organisatie van het Schoolvoetbaltoernooi. Dit jaar is er voor het schoolvoetbal subsidie aangevraagd, maar dat bleek helaas te laat te zijn gebeurd. Deze commissie wil nu subsidie aanvragen voor een (permanente) speelactiviteit op het terrein buiten ( denk aan de interactieve voetbalmuur uit 2018) .  

Dat willen zij graag dan permanent laten staan. Zij vraagt daarvoor hulp van het bestuur om dit idee uit te werken en zorgen voor een goede subsidieaanvraag met een hopelijk positief resultaat. De aanvraag moet vanuit het bestuur komen. Voorzitter: na het doen van voorwerk neem dan contact op met het bestuur voor samenwerking. 

Peter biedt hierbij zijn hulp aan en zal dit begeleiden als contactpersoon. 

Nol vraagt iedereen om na te denken over de bezetting van de kantine. Er stoppen veel van de vaste mensen die het vorig seizoen actief waren. De eisen: minimaal 16 jaar en een kleine vrijwilligersvergoeding is mogelijk.  

Onder hartelijke dankzegging voor alle inbreng sluit  de voorzitter om 21.55  uur de vergadering en biedt namens het bestuur een consumptie aan. 

Weesp, 12 juli 2019 

Rita van Gemert (notulist)

Separaat: presentielijst/ lijst van afmeldingen